Заказы: общие сведения, статусы и список
Заказы: общие сведения, статусы и список
Общие сведения
Заказ — это непосредственно работа техники. Важно не путать этот термин с заявкой, которая является не работой техники, а лишь запросом на её работу, т.е. лидом.
При создании заказов необходимо, чтобы каждый заказ содержал сведения о всей работе одной единицы техники на одном и том же объекте в рамках одной заявки, включая информацию о перебазировках этого механизма.
Статусы заказа
Каждому заказу присваиваются статусы в зависимости от периода выполнения заказа:
- Ожидание/подготовка — присваивается автоматически, если дата начала периода заказа ещё не наступила. Заказ в этом статусе не участвует в расчёте текущих показателей предприятия.
- Выполняется — присваивается автоматически, если дата начала периода заказа уже наступила. Заказ в этом статусе участвует в расчёте текущих показателей предприятия, но только по текущую дату, при этом доступна информация о плановых (будущих) показателях на день завершения заказа.
- Завершён — присваивается автоматически на следующий день после даты окончания периода заказа. Вся аналитика по заказу участвует в расчёте показателей предприятия.
- Аннулирован — присваивается вручную в любой момент времени. Заказ в этом статусе не участвует в расчёте показателей предприятия.
Собственная и привлечённая техника, посредники, издержки
Заказ может быть создан о работе техники из собственного парка либо о работе привлечённой техники. Кроме того, возможно указание посредников, если таковые участвуют в сделке. Каждый такой заказ будет влиять на их баланс.
Для корректного расчёта показателей (в т.ч. маржинальности) существует возможность указывать «Издержки» для поставщиков наёмной техники и посредников. В издержки возможно записать процент потерь предприятия при работе с указанными контрагентами. Это может быть полезно в некоторых ситуациях, когда, например, ваша организация работает с НДС 20%, а поставщик, которому вы оплачиваете за услуги, работает с НДС 5%. Потери вашего предприятия в этом случае — 15%, часто это важно при расчёте зарплат менеджеров и общих показателей предприятия. Бывают ситуации, когда посреднику или поставщику субарендной техники работы оплачиваются наличными. Однако наличные деньги для бизнеса могут быть «дороже» безналичных. Эти потери также можно указывать в поле «Издержки, %».
Сверка с бухгалтерией
Бухгалтерия при создании закрывающих документов должна ориентироваться на информацию в КОМЕТУМ, приводя цифры в бухгалтерской программе (например, 1С) к цифрам в КОМЕТУМ. Важно вести учёт таким образом, чтобы информация в двух системах была одинаковой. Это позволит свести к нулю любые ошибки, как технические (например, когда документы задваиваются или теряются оплаты), так и ошибки, вызванные человеческим фактором и невнимательностью. В каждой смене заказа необходимо указывать наличие закрывающих бухгалтерских документов — исходящих (для заказчиков) и входящих (для поставщиков субарендной техники), а также информацию о наличии путевых листов.
Список заказов
Для перехода в раздел «Заказы» пройдите по пути: Главное меню → Заказы.
Список заказов содержит информацию обо всех заказах (доступных в соответствии с настроенными правами доступа). Из списка заказов легко открыть любой доступный заказ для просмотра и редактирования.
Колонки списка (и их порядок) являются настраиваемыми для каждого пользователя индивидуально. Найти определённый созданный заказ легко благодаря фильтрам и отборам, в том числе по номеру, наименованиям контрагентов, статусам, менеджерам, объектам, технике, по документам и т.д.
В правой части окна располагаются кнопки копирования и удаления заказа.